व्यवसाय के वित्तीय लेन-देन को रिकॉर्ड करने की प्रक्रिया को अकाउंटिंग के रूप में जाना जाता है। प्रत्येक व्यवसाय को अपने आकार और कानूनी रूप के बावजूद अपने उचित खातों को बनाए रखने के लिए तैयार रहना चाहिए। छोटी कंपनियों के मामले में, बहीखाता या लेखाकार द्वारा खाते तैयार किए जाते हैं, जबकि दर्जनों कर्मचारी बड़ी कंपनियों में खाते तैयार करते हैं। व्यवसाय के सही खाते तैयार करना अत्यंत महत्वपूर्ण है, क्योंकि यह व्यवसाय की स्थिति का सही और स्पष्ट दृष्टिकोण देने में मदद करता है, कर के मौसम में मदद करता है और इसी तरह। खाते तैयार करना कंपनी के संचालन और समय की अवधि में नकदी प्रवाह को भी सारांशित करता है।
हालांकि, कभी-कभी अकाउंटिंग प्रक्रिया में अनजाने में हुई गलतियाँ भी देखी जाती हैं, जिन्हें अक्सर अकाउंटिंग एरर कहा जाता है। उन्हें उचित जांच और सुधार की जरूरत है। अकाउंटिंग एरर अक्सर व्यवसाय की गलत स्थिति दिखाने का कारण बन सकती हैं। इस लेख में, हम उदाहरणों के साथ अकाउंटिंग में त्रुटियों के प्रकार और अकाउंटिंग एरर को रोकने के तरीके के बारे में अधिक जानेंगे।
क्या आप जानते हैं?
'डेबिट' और 'क्रेडिट' शब्द लैटिन शब्द 'डेबिटम' और 'क्रेडिटम' से बने हैं।
अकाउंटिंग एरर क्या हैं?
अकाउंटिंग एरर कंपनी के खाते बनाने में होने वाली अनजाने गलतियों को संदर्भित करती हैं। जब भी लेखा-बहियों में अकाउंटिंग त्रुटि दिखाई देती है, तो उसे तुरंत ठीक किया जाना चाहिए, या यदि कोई तत्काल समाधान नहीं है, तो उस त्रुटि के संबंध में जांच की जानी चाहिए। अकाउंटिंग एरर धोखाधड़ी से भिन्न होती हैं। धोखाधड़ी अकाउंटिंग में सही जानकारी को बदलने या छिपाने के लिए एक जानबूझकर किया गया कार्य है। चूंकि अकाउंटिंग एरर अनजाने में होती हैं, इसलिए उनका पता लगाना और उन्हें ठीक करना आसान होता है। उदाहरण के लिए, यदि ट्रायल बैलेंस के कुल डेबिट और क्रेडिट पक्ष मेल नहीं खाते हैं, तो एकाउंटेंट के लिए एक गलत खाता खोजना आसान है। कभी-कभी, कोई परीक्षण संतुलन त्रुटियाँ नहीं होती हैं, और कुछ अन्य अकाउंटिंग एरर मौजूद होती हैं। उस स्थिति में, खातों में त्रुटियों का पता लगाना मुश्किल हो जाता है। अकाउंटिंग एरर के कुछ उदाहरणों में एक ही प्रविष्टि को दो बार दर्ज करना, खातों की पुस्तकों में दर्ज की गई गलत राशि, सही राशि को सही तरीके से दर्ज किया गया है, लेकिन एक अलग खाते के खिलाफ, खातों का गलत डेबिट या क्रेडिट, आदि शामिल हैं।
अकाउंटिंग एरर के प्रकार
अकाउंटिंग में विभिन्न प्रकार की त्रुटियाँ होती हैं, जैसे मूल प्रविष्टि की त्रुटियाँ, दोहराव की त्रुटियाँ, त्रुटियाँ या चूक, प्रविष्टि उलटने की त्रुटियाँ, सिद्धांत की त्रुटियाँ, कमीशन की त्रुटियाँ आदि। लेकिन सबसे आम अकाउंटिंग एरर लिपिकीय एरर या लेखा सिद्धांतों में एरर हैं। उदाहरण सहित विभिन्न प्रकार की अकाउंटिंग एरर हैं –
मूल एंट्रीज़ की त्रुटि
किसी खाते में गलत राशि पोस्ट करना मूल प्रविष्टि की त्रुटि के रूप में जाना जाता है। गलत राशि पोस्ट करने का प्रभाव लेन-देन में शामिल दूसरे खाते पर भी पड़ेगा। संक्षेप में, लेन-देन में शामिल सभी खाते गलत बैलेंस दिखाएंगे। मूल प्रविष्टि की त्रुटि का सबसे सामान्य उदाहरण स्थानान्तरण त्रुटि है। उदाहरण के लिए, लेखाकार ने ₹5,200 के स्थान पर ₹2,500 दर्ज किए हैं। इसमें शामिल संबंधित लेज़रों को अंडर-डेबिट, अंडर-क्रेडिट, ओवर-डेबिट या ओवर-क्रेडिट किया जाएगा।
दोहराव की त्रुटि
एक ही लेन-देन के लिए एक ही जर्नल प्रविष्टि को दो बार पास करना या एक ही प्रविष्टि या राशि को खाते में दो बार पोस्ट करना दोहराव की त्रुटि के रूप में जाना जाता है। उदाहरण के लिए - महीने का बिजली खर्च दो बार डेबिट किया गया था।
चूक की त्रुटि
लेन-देन होने के बाद भी खातों की पुस्तकों में जर्नल प्रविष्टि न देना चूक की त्रुटि के रूप में जाना जाता है। इसमें प्रासंगिक लेजर में जर्नल प्रविष्टि को पोस्ट नहीं करना भी शामिल है। उदाहरण के लिए - जब उनसे क्रेडिट पर सामान खरीदा जाता है तो देय खातों में जमा नहीं करना। उदाहरण के लिए, यदि एक ही आपूर्तिकर्ता के साथ खरीद लेनदेन होता है, और चालान खो जाता है या किसी अन्य कारण से, यह पुस्तकों में दर्ज नहीं किया जाता है, तो यह बहुत आम है।
एंट्री रिवर्सल की त्रुटि
एंट्री रिवर्सल की त्रुटि का मतलब है कि जर्नल एंट्री को विपरीत तरीके से रिकॉर्ड करना, यानी क्रेडिट को डेबिट या इसके विपरीत दर्ज किया गया था। उदाहरण के लिए - खरीद को डेबिट के बजाय क्रेडिट के रूप में दर्ज किया जाता है, और बिक्री को क्रेडिट के बजाय डेबिट के रूप में दर्ज किया जाता है।
अकाउंटिंग सिद्धांत की त्रुटि
अकाउंटिंग सिद्धांत की त्रुटि का अर्थ है कि अकाउंटिंग सिद्धांत का गलत तरीके से पालन करना। उदाहरण के लिए, मशीनरी स्थापित करने के खर्च को राजस्व व्यय के रूप में माना जाता है। सही व्यवहार यह होना चाहिए कि स्थापना व्यय को पूंजीगत व्यय के रूप में माना जाना चाहिए, इसलिए मशीनरी की लागत को जोड़ना। अकाउंटिंग सिद्धांत में त्रुटि का दूसरा उदाहरण खरीदी गई संपत्ति को परिचालन व्यय के रूप में पोस्ट करना हो सकता है। हालांकि, इसे एक अचल संपत्ति की खरीद के रूप में दर्ज किया जाना चाहिए।
आयोग की त्रुटि
इस प्रकार की अकाउंटिंग त्रुटि तब होती है, जब लेखाकार लेन-देन को एक सही खाते में लेकिन गलत सहायक खाते में रिकॉर्ड करता है। उदाहरण के लिए, लेनदार से खरीदी गई संपत्ति को परिसंपत्ति खाते में ठीक से डेबिट कर दिया गया है लेकिन गलत लेनदार खाते में।
क्षतिपूर्ति एरर
जब एक अकाउंटिंग त्रुटि की क्षतिपूर्ति दूसरी अकाउंटिंग त्रुटि के माध्यम से की जाती है, तो इसे क्षतिपूर्ति त्रुटि के रूप में जाना जाता है। उदाहरण के लिए - देनदार बही में दर्ज गलत राशि की भरपाई लेनदार बही में लिखी गई गलत राशि से होती है।
अकाउंटिंग एरर आपके व्यवसाय को कैसे प्रभावित कर सकती हैं?
अकाउंटिंग एरर मामूली और पर्याप्त दोनों हो सकती हैं। लेकिन वे आपके व्यवसाय पर गंभीर प्रभाव डाल सकते हैं। अकाउंटिंग एरर के विभिन्न प्रभाव हो सकते हैं -
1. गलत आय रिपोर्टिंग - व्यवसाय के खर्चों की गलत रिकॉर्डिंग के परिणामस्वरूप उच्च परिचालन लाभ हो सकता है और इसके परिणामस्वरूप आय की अधिक रिपोर्टिंग हो सकती है।
2. गलत नकदी प्रवाह - जब जर्नल प्रविष्टियां गलत तरीके से पोस्ट की जाती हैं, तो यह गलत नकदी प्रवाह को अतिरंजित या कम नकदी के रूप में रिपोर्ट कर सकती है।
3. गलत व्यय रिपोर्टिंग - व्यावसायिक खर्चों को रिकॉर्ड करने में विफल रहने या वास्तविक से कम खर्चों को रिकॉर्ड करने से करों का अधिक भुगतान हो सकता है।
4. देर से भुगतान शुल्क - जब बाद में गलत वर्गीकरण खर्च का पता चला, तो कुछ चालान उस समय तक देय थे। इसके परिणामस्वरूप विलंब शुल्क और ब्याज का भुगतान हो सकता है।
5. धोखाधड़ी का पता लगाना - किसी भी व्यवसाय में विभिन्न धोखाधड़ी हो सकती है, जैसे कैशियर द्वारा गबन। जब अकाउंटिंग रिकॉर्ड मेल नहीं खा रहे हैं, तो यह कुछ गलत प्रकट कर सकता है, और इसलिए जांच होनी चाहिए।
अकाउंटिंग एरर को कैसे रोकें?
प्रत्येक व्यवसाय को यह जांचना चाहिए कि उसके आइटम और लेन-देन ठीक से दर्ज किए गए हैं और खातों की पुस्तकों में दर्ज किए गए हैं। व्यवसाय को अपनी वित्तीय जानकारी से सावधान रहना चाहिए। अकाउंटिंग एरर को रोकने के लिए आप जो विभिन्न कदम उठा सकते हैं, वे हैं -
1. डेटा सटीकता के लिए अपने कर्मचारियों को प्रशिक्षित करें - व्यावसायिक खर्चों को रिकॉर्ड करने के लिए जिम्मेदार कर्मचारियों को व्यवसाय के खातों और विवरणों को जानना चाहिए। आपको कुछ सॉफ्टवेयर की मदद से अपने कर्मचारियों को यह सिस्टम समझाना होगा। यदि आप कंपनी के दस्तावेज़ीकरण की नीतियों को भी पेश करते हैं, तो इससे मदद मिलेगी। आपको किसी ऐसे जानकार को भी नियुक्त करना चाहिए, जो आपके कर्मचारियों की शंकाओं को दूर कर सके।
2. अपने कर्मचारियों को ओवरलोड न करें - काम के साथ अधिक भार वाले कर्मचारी उन लोगों की तुलना में अधिक अकाउंटिंग एरर कर सकते हैं, जिनके पास काम करने और इसे संशोधित करने के लिए पर्याप्त समय है। आप व्यय रिपोर्ट सॉफ़्टवेयर का उपयोग उन्हें आसानी से अपने लेखा प्रणालियों में आयात करने के लिए कर सकते हैं।
3. बजट और वास्तविक खर्चों के बीच अंतर की जाँच करें - आपको सही वित्तीय ट्रैक पर होने के लिए लेखा प्रणाली का उपयोग करना चाहिए। आपका बजट किसी विशेष गतिविधि के लिए आपकी अनुमानित राशि दिखा सकता है जो वास्तविक खर्चों में मौजूद नहीं है। आप बजटीय खर्चों के साथ वास्तविक खर्चों की तुलना करके गलत गणना की गई त्रुटियों की गणना भी कर सकते हैं।
4. आंतरिक नियंत्रण लागू करें - अकाउंटिंग एरर का पता लगाने या उनसे बचने में आपकी सहायता के लिए आपको अपने व्यवसाय में आंतरिक नियंत्रण रखना चाहिए। अकाउंटिंग एरर का पता लगाने के लिए आप नियमित अंतराल पर बैंक समाधान कर सकते हैं। आप यह सुनिश्चित करने के लिए क्रेडिट कार्ड स्टेटमेंट की समीक्षा भी कर सकते हैं कि खातों की किताबों में राशि सही ढंग से दर्ज की गई है।
निष्कर्ष:
एक व्यवसाय के लिए खातों की उचित पुस्तकें तैयार करना बहुत महत्वपूर्ण है। यह कंपनी की वास्तविक विफलता और सफलता को प्रकट करने में मदद करता है। यह किसी व्यवसाय को अपना वित्त तैयार करने और उसके अनुसार अपने संचालन के लिए बजट बनाने में भी मदद कर सकता है, लेकिन पुस्तकों में अकाउंटिंग एरर व्यवसाय को नकारात्मक रूप से प्रभावित कर सकती हैं, क्योंकि वे इसकी सद्भावना को प्रभावित कर सकती हैं। यह कराधान प्रणाली के कारण भी व्यवसाय को संकट में डाल सकता है। अकाउंटिंग एरर को रोकने के लिए आपको हमेशा सही अकाउंटिंग सिद्धांतों और मानकों का पालन करना चाहिए। हमें उम्मीद है कि इस लेख ने आपको विभिन्न प्रकार की अकाउंटिंग एरर और अकाउंटिंग एरर को रोकने के तरीकों से अवगत कराया है।
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