एमआईएस रिपोर्ट के बारे में आपको जो कुछ पता होना चाहिए

व्यापार और तकनीकी विकास में बढ़ती जटिलता के साथ, संगठनात्मक प्रदर्शन का मूल्यांकन करना महत्वपूर्ण है। व्यवसाय प्रबंधन अब कुशल प्रबंधन में मदद के लिए अपने व्यवसाय के हर पहलू की व्यापक रिपोर्टिंग पर भरोसा करते हैं। इस तरह की रिपोर्टें स्मार्ट व्यावसायिक निर्णय और रणनीति बनाने के लिए गहरी अंतर्दृष्टि प्रदान करती हैं। MIS रिपोर्ट का फुल फॉर्म मैनेजमेंट इंफॉर्मेशन सिस्टम कहा जा सकता है, जो अकाउंटिंग सॉफ्टवेयर के साथ इंटीग्रेटेड है। यह प्रबंधन सूचना प्रणालियों में स्वचालन का विकल्प चुनने के लिए प्रवृत्तियों, सूची, नकदी प्रवाह, और बहुत कुछ से रिपोर्ट की एक विस्तृत श्रृंखला प्रदान करता है ताकि कंपनियां अधिक कुशलता और उत्पादक रूप से चल सकें।

एमआईएस के उद्देश्य:

MIS या प्रबंधन सूचना प्रणाली का उपयोग व्यवसाय प्रबंधन द्वारा किसी उद्यम के स्वास्थ्य, वर्तमान स्थिति, वित्तीय स्थिति आदि की निगरानी और आकलन करने के लिए किया जाता है, ताकि उनके व्यवसाय को बढ़ाने के हर कदम पर स्मार्ट व्यावसायिक निर्णय लेने में सक्षम बनाया जा सके।

एमआईएस का उपयोग क्यों करें?

MIS का फुल फॉर्म एक मैनेजमेंट इंफॉर्मेशन सिस्टम है और यह निम्नलिखित में मदद कर सकता है:

• एमआईएस रिपोर्टिंग कई प्रकार की रिपोर्ट तैयार करती है, जो संगठनों को प्रभावी निर्णय लेने में सक्षम बनाती है। किसी व्यवसाय की सकारात्मक वृद्धि सुनिश्चित करने के लिए MIS रिपोर्टिंग महत्वपूर्ण है।
• एमआईएस रिपोर्टें रिकॉर्ड रखने और मैन्युअल प्रविष्टियों को समाप्त करने में मदद करती हैं, इसलिए महत्वपूर्ण त्रुटियों को दूर करती हैं। यह समय बचाने में मदद करता है और सूचनाओं के भार के प्रबंधन के लिए एक संदर्भ बिंदु के रूप में कार्य करता है।
• एमआईएस प्रणाली से विकसित एमआईएस रिपोर्ट केवल कुछ क्लिक के साथ विभागों और टीमों के बीच उचित संचार में सहायता करती है। कोई भी कर्मचारी अब दूसरों से जुड़े रहते हुए किसी व्यवसाय के विभिन्न मापदंडों तक पहुंच सकता है। यह ग्राहक और आपूर्तिकर्ता के अनुभवों को बेहतर बनाने के लिए ईमेल, एसएमएस और रिमाइंडर भी प्रदान करता है, जो एक व्यवसाय को सकारात्मक रूप से प्रभावित करता है।

एमआईएस घटक:

एमआईएस सिस्टम अपने बिल्डिंग ब्लॉक्स को क्या मानता है? आइए एक एमआईएस या प्रबंधन सूचना प्रणाली के महत्वपूर्ण घटकों पर एक नज़र डालें-

• लोग/कर्मचारी/ग्राहक जो एमआईएस का उपयोग करते हैं।
• व्यावसायिक प्रक्रियाएं जो रिपोर्ट और विभिन्न डेटा इनपुट को संग्रहीत करने, रिकॉर्ड करने, विश्लेषण करने में मदद करती हैं।
• पूरे व्यवसाय में बड़ी मात्रा में डेटा जो दूसरे और सिस्टम में इनपुट द्वारा उत्पन्न होता है।
• सॉफ्टवेयर प्रोग्राम, लेखांकन सॉफ्टवेयर सहित, एमआईएस को विभिन्न स्रोतों से और विभिन्न रूपों जैसे एक्सेल शीट, स्प्रेडशीट, सॉफ्टवेयर प्रोग्राम, डेटाबेस और बड़ी मात्रा में डेटा को संभालने की अनुमति देने के लिए एकीकृत किया गया है।
• एमआईएस के हार्डवेयर में इसके प्रिंटर, सर्वर, नेटवर्किंग उपकरण, वर्कस्टेशन आदि शामिल हैं।

एमआईएस प्रकार:

नीचे दिया गया आरेख यह समझाने में मदद कर सकता है कि सभी स्तरों पर रणनीतिक, सामरिक और परिचालन प्रबंधन का समर्थन करने के लिए एमआईएस संरचना के विभिन्न हिस्सों का निर्माण कैसे किया जाता है और निर्णय लेने की संरचना व्यवसाय की दैनिक प्रगति में कितनी जटिल हो जाती है।

एक कंपनी द्वारा आवश्यक विभिन्न प्रकार की प्रबंधन सूचना प्रणाली निर्णय लेने के विभिन्न स्तरों के बीच संपर्क पर निर्भर करती है। यह उन लोगों पर भी निर्भर करता है जो डेटा को संभालते हैं और ग्राहकों के साथ कंपनी की एमआईएस रिपोर्ट तैयार करते हैं। कुशल डेटा प्रबंधन और समय पर रिपोर्टिंग भी प्रबंधन सूचना प्रणाली के महत्वपूर्ण कारक हैं। इसके माध्यम से एमआईएस का एकीकृत उपयोग किया जाता है, जो उत्पादों, प्रौद्योगिकी, अंतर-संबंधों आदि को विकसित करने में मदद करता है, प्रत्येक व्यवसाय के लिए एक अनूठा अनुभव बनाता है।

टैली.ईआरपी 9 और MIS रिपोर्ट प्रकार:

एमआईएस रिपोर्ट क्या है? टैली ईआरपी 9 में उत्पन्न कई प्रकार की रिपोर्ट को विभिन्न श्रेणी शीर्षों के अंतर्गत सारांशित किया जा सकता है। टैलीप्राइम जैसे एमआईएस समाधान भी सूचित और स्मार्ट व्यावसायिक निर्णय लेने के लिए उद्यम के डेटा का उपयोग करते हैं।

वे लेखांकन रिपोर्टों में एमआईएस हैं जैसे:

• वित्तीय रिपोर्टें: ये रिपोर्टें व्यवसाय के लेनदारों, शेयरधारकों की जानकारी, अनुपालन, वित्तीय विवरण रिपोर्ट और सरकारी आवश्यकताओं की जोखिम रिपोर्ट को ट्रैक और रिपोर्ट करती हैं।
• लेखा रिपोर्ट: इस रिपोर्ट में एक व्यवसाय की वित्तीय स्थिति, लेखा विवरण, वित्तीय स्वास्थ्य, आर्थिक गतिविधि, परिचालन पैरामीटर आदि को ट्रैक किया जाता है।
• प्रबंधन नियंत्रण रिपोर्ट: इन रिपोर्टों के माध्यम से, व्यवसाय की विभिन्न गतिविधियों पर बेहतर नियंत्रण को सक्षम करने के लिए बजट उपयोग, वित्तीय स्वास्थ्य स्थिति मानकों, लागत नियंत्रण रिपोर्ट का मूल्यांकन किया जाता है। 
• इन्वेंटरी रिपोर्ट: ये रिपोर्ट पूरे व्यवसाय में उत्पादों की विभिन्न इन्वेंट्री को ट्रैक और रिपोर्ट करती हैं, जैसे वर्कफ़्लो में विभिन्न चरणों में संसाधित उत्पाद, तैयार स्टॉक, कच्चा माल, अचल और चल संपत्ति आदि।

एमआईएस रिपोर्टिंग क्या है?

एमआईएस रिपोर्ट का अर्थ आपकी कंपनी के वित्तीय विवरणों सहित सूचनात्मक रिपोर्ट को सक्षम करने वाले प्रबंधन के सभी पहलुओं से संबंधित है। एक एमआईएस प्रौद्योगिकी, डेटा, लोगों और व्यावसायिक प्रक्रियाओं का उपयोग ,उन्हें प्रभावी ढंग से इंटरलिंक करने और स्मार्ट व्यावसायिक निर्णय और कुशल रणनीति बनाने के लिए करता है, जिससे दैनिक व्यावसायिक गतिविधि के हर चरण को संभव बनाया जा सके।

एमआईएस तैयारी के लिए दिन-प्रतिदिन की व्यावसायिक गतिविधियों पर नज़र रखने, विश्लेषण करने और रिपोर्ट करने की आवश्यकता होती है। यह संगठन में प्रगति की निगरानी करने में सक्षम बनाता है और निगरानी, ​​​​संचार और व्यावसायिक प्रक्रियाओं में महत्वपूर्ण अंतर्दृष्टि और संदर्भ बिंदुओं को सक्षम करने के लिए महत्वपूर्ण त्रुटि मुक्त रिपोर्टिंग प्रदान करता है। इस तरह की रिपोर्ट नवीनतम तकनीकी प्रगति पर निर्भर करती हैं और हर उस व्यवसाय के लिए आवश्यक हैं जो व्यवसाय स्वस्थ रहने और दिन-ब-दिन बढ़ने का इरादा रखता है।

एमआईएस रिपोर्ट के प्रकार :

किसी भी संगठन के विभिन्न विभागों के डेटा से विभिन्न प्रकार की MIS रिपोर्ट विकसित की जाती हैं, जैसे:

1. एमआईएस रिपोर्ट सारांश: एमआईएस रिपोर्ट का एक सारांश आपको प्रासंगिक जानकारी से किसी विशेष संदर्भ बिंदु के बारे में बड़ी मात्रा में डेटा को एकत्रित और सारांशित करने में सक्षम बनाता है। उदाहरण के लिए, सारांश रिपोर्ट में उत्पाद लॉन्च में ग्राहक विभाजन और जनसांख्यिकी रिपोर्ट, बाजार के रुझान और आपूर्ति सूची शामिल होगी। इसमें कंपनी के प्रबंधन के लिए प्रभावी निर्णय लेने के लिए विभिन्न व्यावसायिक इकाइयों के उत्पादन और एमआईएस रिपोर्ट, बिक्री और प्रतिस्पर्धियों की सूचना रिपोर्ट आदि की जानकारी भी शामिल होगी।

2. एमआईएस ट्रेंड रिपोर्ट: एमआईएस रिपोर्ट जो पैटर्न, प्रवृत्तियों, विभिन्न श्रेणियों, मूल्य अंतर आदि से संबंधित है, का उपयोग संगठन में विभिन्न सेवाओं और उत्पादों की तुलना और विश्लेषण करने के लिए किया जाता है। वे कंपनी के विकास में संदर्भ बिंदुओं के अंतर को समझाते हुए बेहतर निर्णय और समाधान करने के लिए संगठन के वास्तविक मापदंडों के साथ अनुमानित प्रवृत्ति की तुलना करते हैं। इस प्रकार, प्रवृत्ति रिपोर्ट समस्या खोजक हैं और विकास क्षेत्रों को भी इंगित करती हैं। उदाहरण के लिए, बिक्री प्रवृत्ति रिपोर्ट वास्तविक प्रदर्शन बनाम अनुमानित प्रदर्शन की व्याख्या करेगी और उत्पादन, ग्राहक प्रवृत्तियों, बिक्री आदि में कमियों को समझने में मदद करेगी।

3. अपवाद एमआईएस रिपोर्टिंग अर्थ: यह एक कंपनी द्वारा सामना की जाने वाली असाधारण परिस्थितियों और इन असामान्य परिस्थितियों के प्रबंधन के लिए आवश्यक सुधारों को दर्शाता है। ये अपवाद रिपोर्ट समस्याओं को जल्दी हल करने में मदद करती हैं ताकि भविष्य में कोई समस्या न हो, जिससे और अधिक महत्वपूर्ण समस्याएँ उत्पन्न हों सकती है। उदाहरण के लिए, किसी कंपनी में खराब स्टॉक वाली इन्वेंट्री प्राकृतिक आपदाओं, परिवहन समस्या या अन्य कारणों से देरी के कारण हो सकती है। इससे किसी विशेष विभाग में किसी विशेष उत्पाद या कच्चे माल की आपूर्ति में कमी आती है, जिससे व्यवसाय प्रक्रिया में देरी होती है, इसलिए एक अपवाद रिपोर्ट होने से, प्रबंधन इन्वेंट्री को बेहतर तरीके से स्टॉक कर सकता है, वित्तीय समायोजन कर सकता है, बिक्री के खराब प्रदर्शन की व्याख्या कर सकता है आदि।

1. 4. इन्वेंटरी रिपोर्ट्स: ये एमआईएस रिपोर्ट है, जो एक कंपनी के कई इन्वेंटरी को ट्रैक करती हैं, जिसमें सेल्स इन्वेंटरी, प्रोडक्ट इन्वेंटरी, वर्क-इन-प्रोग्रेस इन्वेंटरी आदि शामिल हैं। ये इन्वेंट्री रिपोर्ट वित्तीय, परिचालन और बिक्री स्मार्ट निर्णय लेती हैं। उदाहरण के लिए, यदि आपकी इन्वेंट्री रिपोर्ट एक स्थान पर बिना बिके उत्पाद का सुझाव देती है, तो MIS रिपोर्ट उसे किसी अन्य स्थान पर बेचने का निर्णय ले सकती है।

5. ऑन-डिमांड रिपोर्ट: ऐसी एमआईएस रिपोर्ट विशेष रूप से प्रबंधन टीम के लिए मांग की जाती है और प्रस्तुत की जाती है। रिपोर्ट का कोई विशेष प्रारूप या निश्चित रिपोर्टिंग मानदंड नहीं होता है और यह इस रिपोर्ट की आवश्यकता की प्रकृति पर निर्भर करता है। उदाहरण के लिए, बिक्री प्रबंधक किसी विशेष कंपनी उत्पाद के लिए स्थान के पीक सीजन की भविष्यवाणी करने के लिए ऑन-डिमांड रिपोर्ट की मांग कर सकता है। इस तरह की रिपोर्ट यह तय करने में मदद करती है कि एक ही स्थान पर दूसरा अच्छी कीमत वाला उत्पाद पेश किया जाए या दोनों उत्पादों की बिक्री में सुधार किया जाए।

6. बिक्री रिपोर्ट: एमआईएस बिक्री रिपोर्ट एक कंपनी के बिक्री और विपणन विभागों द्वारा तैयार की जाती है और इसमें किसी विशेष सप्ताह, महीने, तिमाही आदि में बेची गई बिक्री, उत्पादों आदि की जानकारी शामिल होती । इस रिपोर्ट में बिक्री विचरण निर्धारित किया गया और समझाया गया है और जो आय, वित्तीय, बिक्री निर्णय, स्टॉकिंग इन्वेंट्री आदि को प्रभावित करता है। उदाहरण के लिए, स्टॉक की कमी को एक विशेष स्थान पर पीक सीजन में निर्धारित किया जा सकता है जिससे पीक बिक्री की बेहतर प्रत्याशा हो सके।

7. वित्तीय रिपोर्टें: ये एमआईएस रिपोर्ट है, जिनका उपयोग किसी संगठन की वित्तीय स्थिति और स्वास्थ्य को तैयार करने के लिए किया जाता है और आम तौर पर इसमें नकदी प्रवाह विवरण, व्यय विवरण, आय विवरण, बैलेंस शीट, लाभ और हानि (पी एंड एल) विवरण, और बहुत कुछ शामिल होता है। ऐसी रिपोर्ट प्रबंधन के वित्तीय निर्णयों के लिए आवश्यक हैं, शेयरधारकों को पुनर्निवेश करने या लाभांश का भुगतान करने आदि के लिए। उदाहरण के लिए, आपकी कंपनी, कंपनी के प्रदर्शन का मूल्यांकन करने के लिए त्रैमासिक, वार्षिक या साप्ताहिक वित्तीय रिपोर्ट में साप्ताहिक वित्त संख्या का उपयोग कर सकती है।

8. फंड फ्लो स्टेटमेंट: यह कंपनी की वर्तमान देनदारियों और परिसंपत्तियों का वित्तीय लेखा विवरण है, जो प्रबंधन और वित्त विभाग को दो बैलेंस शीट के साथ एक एमआईएस रिपोर्ट प्रदान करता है। ये फंड के उपयोग, सोर्सिंग आदि के संबंध में उचित निर्णय लेने में सक्षम बनाते हैं। एमआईएस रिपोर्ट में पी एंड एल स्टेटमेंट और वर्तमान और पिछले वर्ष की बैलेंस शीट संदर्भ बिंदुओं में शामिल होंगे। उदाहरण के लिए, बढ़ी हुई बिक्री, उत्पादन आदि को फंड फ्लो स्टेटमेंट के एसेट साइड में पाया जा सकता है।

9. वास्तविक बनाम बजटीय लाभ रिपोर्ट: ये एमआईएस रिपोर्ट एक विशिष्ट अवधि के लिए इन दो मूल्यों में वास्तविक अंतर को उजागर करती है और लेखा विभाग द्वारा तैयार की जाती है। एमआईएस रिपोर्ट कंपनी के मुनाफे को बढ़ाने के लिए व्यवहार्य समाधानों की तलाश करते समय मूल्यों में अंतर को समझाते हुए संभावित अंतर्दृष्टि के साथ प्रबंधन को इस रिपोर्ट का विश्लेषण, रिपोर्ट और संचार करने का कार्य करती है। उदाहरण के लिए, बिक्री के स्थान का खराब प्रदर्शन से यह समझा सकता है कि खराब वितरण बिक्री से अनुमानित और वास्तविक लाभ में अंतर का कारण क्या है।

एमआईएस रिपोर्ट कैसे काम करती है:

• विभिन्न प्रकार की एमआईएस रिपोर्ट समय-समय पर बनाई जाती हैं और ये मासिक, साप्ताहिक, त्रैमासिक या अर्ध-वार्षिक हो सकती हैं जैसे जरुरत होती है ।
• इनमें कंपनी की प्रबंधन टीम को प्रस्तुत विभिन्न विभाग की रिपोर्टें शामिल हैं। प्रबंधन इन एमआईएस रिपोर्टों और अंतर्दृष्टि का उपयोग बेहतर निर्णय लेने और विभिन्न क्षेत्रों में सुधार करने के लिए नवीन व्यावसायिक रणनीतियों में मदद करने के लिए करता है, जिन्हें सुधार की आवश्यकता होती है जिसे अंतर्दृष्टि में लाया जाता है।
• एमआईएस रिपोर्ट व्यावसायिक गतिविधियों के कामकाज में लाभकारी अंतर्दृष्टि का मंथन करने के लिए बड़ी मात्रा में दैनिक कच्चे डेटा, पैटर्न, संदर्भ बिंदु और पिछली तुलना, रुझान, प्रतिस्पर्धा डेटा और बहुत कुछ जमा करती है।

इस प्रकार, एमआईएस रिपोर्ट से मूल्यवान अंतर्दृष्टि के साथ कंपनियां समय पर निर्णय ले सकती हैं, होशियार प्रतिस्पर्धा कर सकती हैं, और अधिक कुशलता से काम कर सकती हैं और वित्तीय रूप से स्वस्थ रह सकती हैं। एमआईएस प्रणाली एक कंपनी में संचार को तालिका में लाने में भी बहुत कुशल है ताकि सभी स्तरों पर रणनीतिक और प्रदर्शन को बेहतर बनाया जा सके।

उदाहरण के लिए, जब किसी कंपनी को अपना नया उत्पाद लॉन्च करने की आवश्यकता होती है, तो यह सुनिश्चित करने के लिए एमआईएस रिपोर्ट आवश्यक है कि समय, मूल्य निर्धारण, लक्षित खंड, आदि सही हैं। नवीनतम बाजार प्रवृत्तियों के बारे में अद्यतन रहना, प्रतिस्पर्धा की जानकारी, संदर्भ और डेटा बिंदु भी इस प्रक्रिया के लिए महत्वपूर्ण हैं। इस प्रकार, एक एमआईएस रिपोर्ट लंबी अवधि और अल्पकालिक निर्णय लेने दोनों के माध्यम से कंपनी के कुशल प्रदर्शन करने में सक्षम बनाती है।

निष्कर्ष:

इस लेख में, हमने एक एमआईएस रिपोर्ट का अर्थ देखा और देखा कि एमआईएस रिपोर्ट कैसे एक कंपनी के विकास और स्वास्थ्य में मदद करती है और प्रबंधन, संगठन में टीमों, निवेशकों और कंपनी के स्वास्थ्य सूचकांकों के लिए आवश्यक है। ऐसी रिपोर्टों के माध्यम से, कंपनी का प्रबंधन अपने कामकाज के संबंध में पर्याप्त निर्णय लेने में सक्षम होता है। तेजी से निर्णय लेने पर इसका प्रभाव एमआईएस रिपोर्टों से प्राप्त प्रमुख लाभों में से एक है।

आप Biz Analyst के साथ ऐसी रिपोर्ट्स को मैनेज और हैंडल कर सकते हैं, जो टैली यूजर्स के लिए मददगार है। इस एप्लिकेशन के साथ, आप अपने व्यवसाय से जुड़े रह सकते हैं, डेटा प्रविष्टियां बना सकते हैं, भुगतान अनुस्मारक भेज सकते हैं और रिपोर्ट देख सकते हैं, बिक्री का विश्लेषण कर सकते हैं और डेटा-संचालित निर्णय ले सकते हैं। इसके अलावा, आपका डेटा सुरक्षित और सुरक्षित रहता है जिससे आपकी व्यवसाय लेखा प्रक्रिया तनाव मुक्त हो जाती है।