लेखांकन सॉफ्टवेयर की मुख्य विशेषताएं और इसके फायदे

उन उद्यमियों के लिए जो अपने व्यवसाय को सफलता के लिए चलाना चाहते हैं, अच्छा लेखांकन सॉफ़्टवेयर आवश्यक है। यह न केवल लाभ और हानि का एक तेजी से सारांश या पूर्ण प्रस्तुति प्रदान करने में सक्षम होना चाहिए, बल्कि यह आपको उस विशिष्ट क्षेत्र या राष्ट्र की कानूनी आवश्यकताओं के अनुपालन में भी रखना चाहिए जिसमें आपका व्यवसाय ऑपरेट करता है। बदलते नियमों को पूरा करने के अलावा, आपके लेखांकन सॉफ़्टवेयर को आपको समय लेने वाले लेखांकन संचालन को स्वचालित करने, गति कर तैयारी करने और कार्यस्थल में मानव गलतियों के खतरे को सीमित करने में सक्षम बनाना चाहिए। यह लेख आपको लेखांकन सॉफ़्टवेयर का एक पूर्ण निष्कर्ष प्रदान करेगा और लेखांकन की विशेषताओं की व्याख्या करेगा जो आपको व्यवसाय चलाने में मदद करते हैं, और आपको एक आदर्श प्रणाली प्राप्त करने में आपकी सहायता करने के लिए संभावित ऐप्स की एक सूची प्रदान करते हैं।

क्या आप जानते हैं? भारत में सौ से अधिक सॉफ्टवेयर हैं, लेकिन अधिकांश व्यावसायिक उद्यम केवल शीर्ष दस का उपयोग करते हैं। 

लेखांकन सॉफ़्टवेयर को परिभाषित करना:

लेखांकन सॉफ्टवेयर एक बुनियादी कार्यक्रम है जो एक कंपनी को आंतरिक और बाहरी निरीक्षण के लिए पैसे के आंदोलन को रिकॉर्ड करने की अनुमति देता है और उन पर ऑडिट को सक्षम बनाता है। यह किसी संगठन के वित्तीय स्वास्थ्य का मूल्यांकन करने और सामान्य बही-खातों, खरीद आदेशों, खाता देय और प्राप्य, स्टॉक प्रबंधन और बिलिंग जैसे उपकरणों का उपयोग करके कानूनी अनुपालन को पूरा करने के लिए प्रमुख उपकरण है। यह सॉफ़्टवेयर सभी पेशेवर लेखाकारों के साथ-साथ बुक-कीपिंग कर्मियों द्वारा खातों को प्रभावी ढंग से प्रबंधित करने और सभी व्यवस्थित संचालन को स्वचालित करने के लिए उपयोग किया जाता है।

इस सॉफ़्टवेयर में कार्यों की एक विस्तृत श्रृंखला शामिल है जो समय बचाने में मदद करती है और समग्र दक्षता को बढ़ाती है। लेखांकन सॉफ़्टवेयर सुविधाओं में सभी क्लाइंट प्रोग्राम, ग्राहक चालान, खाते प्राप्य डेटा और बकाया शामिल होने चाहिए। एक कार्यक्रम जो स्पष्ट, स्पष्ट और पारदर्शी है, व्यवसाय बैलेंस शीट को सरल बनाएगा और नकदी प्रवाह को आसान बना देगा।

लेखांकन सॉफ़्टवेयर के उदाहरण:

लोकप्रिय और भरोसेमंद लेखांकन सॉफ़्टवेयर के कई अतिरिक्त उदाहरण हैं। लेखांकन सॉफ़्टवेयर के कुछ उदाहरण नीचे सूचीबद्ध हैं:

Tally Prime: Tally एक  लेखांकन  सॉफ्टवेयर है, जो सभी लेखांकन डेटा को आसानी से समय-कुशल तरीके से एक्सेस और व्यवस्थित करता है। यह इस बात की जानकारी देता है कि एक संगठन वित्तीय रूप से कैसे प्रदर्शन कर रहा है। यह उपयुक्त भविष्य के बजट के निर्माण को सक्षम बनाता है। चालान से लेकर केई व्यवसाय अंतर्दृष्टि तक, Tally एक लेखांकन पैकेज है जो आपको एक एकीकृत तरीके से अपने संगठन के कई पहलुओं को संभालने की अनुमति देता है। यह व्यावसायिक लेनदेन को रिकॉर्ड करने और परिष्कृत रिपोर्ट बनाने में सहायता करता है।

Freshbooks: यह एक सुविधा-समृद्ध और आसानी से उपयोग किए जाने वाले ग्राहक चालान और समय-ट्रैकिंग प्रणाली है जिसका उपयोग दुनिया भर में 5 मिलियन से अधिक व्यवसायों द्वारा किया जाता है। मानकों और नियमों का पालन करते हुए अपने बिक्री चक्र में तेजी लाने के इच्छुक फ्रीलांसरों और छोटे उद्यमों के लिए आदर्श। समाधान मोबाइल के अनुकूल और अच्छी तरह से एकीकृत है।

Netsuite: यह एक क्लाउड-आधारित एंटरप्राइज़ रिसोर्स प्लानिंग (ERP) और लेखांकन सॉफ़्टवेयर है, जो मुख्य रूप से छोटे से मध्यम आकार के संगठनों के लिए है। सिस्टम बिक्री से CRM से eCommerce वर्कफ़्लोज़ तक एंड-टू-एंड बैक-ऑफिस संचालन को सरल बनाता है और इसमें इन्वेंट्री, लेखांकन, वेयरहाउस प्रबंधन, ऑर्डर प्रबंधन और CRM सुविधाओं का एक पूर्ण सूट शामिल है।

Quickbooks: इस लेखांकन सॉफ़्टवेयर में स्वचालित कर गणना, स्पेंडिंग ट्रैकिंग, इनवॉइस प्रबंधन, बैलेंस शीट रिपोर्टिंग, बिल प्रबंधन, बिक्री निगरानी, और बहुत कुछ सहित शक्तिशाली कार्य हैं। QuickBooks Online, एक Intuit उत्पाद, QuickBooks Payments और QuickBooks Payroll जैसे अन्य Intuit कार्यक्रमों के साथ आसानी से जुड़ता है।

Tipalti: Accounts payable सॉफ़्टवेयर है कि बादल में होस्ट किया गया है और पूरे खातों देय प्रक्रिया को स्वचालित करने के लिए एक शक्तिशाली उपकरण है। प्रौद्योगिकी दुनिया भर में देय प्रक्रियाओं को स्वचालित करती है, वार्षिक अंतरराष्ट्रीय बैंक स्थानांतरण में हजारों डॉलर के आपूर्तिकर्ताओं की बचत करती है। आपूर्तिकर्ता प्रबंधन, भुगतान प्रेषण, कर गणना, नियामक अनुपालन प्रबंधन, और चालान स्वचालन इसकी कुछ महत्वपूर्ण विशेषताएं हैं।

Xero: क्लाउड Xero पर उपलब्ध लेखांकन सॉफ्टवेयर एक उपयोगकर्ता के अनुकूल ऑल-इन-वन सॉफ्टवेयर है जो विशेष रूप से छोटे उद्यमों के लिए डिज़ाइन किया गया है। Xero अधिक तेज़ी से भुगतान को संसाधित करने, डेटा इनपुट पर समय बचाने और उन्हें बेहतर व्यावसायिक निर्णय लेने में सक्षम बनाने में व्यवसायों की सहायता करता है। एक उपयोगकर्ता के अनुकूल प्लेटफ़ॉर्म में चालान उपकरण, बैंक सामंजस्य, वित्तीय रिपोर्ट और बहुत कुछ जैसी सुविधाएँ शामिल हैं।

लेखांकन सॉफ़्टवेयर के प्रकार:

चालान और बिलिंग सिस्टम: बिलिंग और इनवॉइसिंग सिस्टम का उपयोग करके, नियमित काम जैसे लेखन की जांच करें और बकाया भुगतान के बारे में ग्राहकों से संपर्क करना तुरंत पूरा हो सकता है। उपकरण उन उपयोगकर्ताओं की अंत-धारणा में सुधार करता है जो इसे अधिक पेशेवर और वास्तविक बनाकर सेवा का उपयोग करते हैं और ब्रांड में ग्राहक के विश्वास की पुष्टि भी करते हैं। यह किसी भी सत्यापन या प्राधिकरण के लिए प्रीपरेशन में बिलिंग और चालान संचालन के प्रलेखन में भी सहायता करता है जो आवश्यक हो सकता है।

समय और व्यय प्रबंधन प्रणाली: इन प्लेटफार्मों को बिलिंग प्रक्रियाओं को तेज करने और सड़क पर रहते हुए लंबित शुल्कों को मंजूरी देने के लक्ष्य के साथ बनाया गया था। वे भी पर्याप्त समायोजित कर रहे हैं कि व्यवसाय अपनी गति से परिवर्तन कर सकते हैं। इस प्लेटफ़ॉर्म को अपनाने का लक्ष्य भुगतान संग्रह को तेज करना और उन प्रक्रियाओं को हल करना है, जो पहले सुस्त और अनुत्पादक थे। आप समय और व्यय प्रबंधन सॉफ़्टवेयर का उपयोग करके फर्म में समय और संसाधनों का उपयोग कैसे किया जा रहा है, इस पर एक संपूर्ण और ग्राफ़िकल प्रस्तुति बना सकते हैं।

पेरोल प्रबंधन प्रणाली: पेरोल प्रबंधन प्रणाली आपको एक ही स्थान से देय और प्राप्य दोनों को संभालने की अनुमति देती है। कार्यक्रम एक कर्मचारी की आय को कम कर सकता है, इसे सीधे अपने बैंक खातों में स्थानांतरित कर सकता है, छुट्टी कटौती कर सकता है, पेस्लिप और कर रूपों को उत्पन्न कर सकता है, और बहुत कुछ कर सकता है। लंबी अवधि में, पेरोल प्रबंधन प्रणाली आपको लागत को कम करने और आवश्यकतानुसार सटीक रिपोर्ट प्रदान करने की अनुमति देकर आपको पैसे बचाती है।

एंटरप्राइज़ संसाधन योजना प्रणाली: उत्पाद योजना, सामग्री खरीद, इन्वेंट्री प्रबंधन, वितरण, वित्त, विपणन, लेखांकन और मानव संसाधन सभी उद्यम संसाधन योजना कार्यक्रम में शामिल हैं। नवीनतम ईआरपी पैकेजों में आपके सीआरएम के साथ इंटरफ़ेस करने की क्षमता भी है, जिससे आप अपने वर्तमान विपणन प्रयासों से सीख सकते हैं और भविष्य में मजबूत लोगों का निर्माण कर सकते हैं।

लेखांकन सॉफ़्टवेयर की विशेषताएं क्या हैं?

लेखांकन सॉफ़्टवेयर आपकी फर्म को विभिन्न तरीकों से बढ़ावा दे सकता है, इसकी प्रमुख विशेषताओं और उद्देश्यों के आधार पर। लेखांकन प्रणाली विभिन्न प्रकार के अतिरिक्त के साथ आती है जो एक उचित प्रणाली के बिना भी संभव नहीं हैं, बुनियादी चालान से लेकर जटिल कर रिपोर्टिंग तक।

नीचे कुछ  लेखांकन  सॉफ़्टवेयर सुविधाएँ दी गई हैं:

1. कोर लेखांकन

लेखांकन हर प्रणाली की रीढ़ है, और यह वह विशेषता है जिसे संगठनों को एक भरोसेमंद समाधान की तलाश करते समय प्राथमिकता देनी चाहिए। एक सामान्य खाता बही, अचल संपत्ति, देय और प्राप्य खाते, और बैंक सुलह सभी खाते के उदाहरण हैं। वे सबसे मौलिक और महत्वपूर्ण हैं, हालांकि जटिल सिस्टम अपने उपयोगकर्ताओं को बहुत अधिक प्रदान करते हैं।

2. चालान और बिलिंग बनाना

कुछ लेखांकन प्रणालियां पूरी तरह से बिलिंग और चालान के लिए समर्पित हैं, लेकिन उनमें से अधिकांश फिर भी किसी भी वित्तीय प्रक्रिया के एक आवश्यक घटक के रूप में बिलिंग और चालान देखते हैं। यद्यपि यह कुछ फर्मों को मूल्य प्रदान कर सकता है, लेकिन अधिकांश कंपनियां आजकल एक छोटी ईआरपी प्रणाली चुनती हैं, जो न केवल चालान बनाती है, बल्कि लेखांकन और वित्तीय कर्तव्यों की एक पूरी श्रृंखला भी करती है, साथ ही साथ Tallyप्राइम सॉफ़्टवेयर जैसे कर अनुपालनों को पूरा करती है।

3. पेरोल प्रबंधन

पेरोल व्यवस्थापन उपकरण का उपयोग कर्मचारी भुगतानों की गणना और हैंडल करने के लिए किया जा सकता है। आप बिना किसी कठिनाई के उनके चेक तैयार करने और प्रिंट करने में सक्षम होंगे, और आप बिना किसी गलती के कानूनी गतिविधियों और कर दायित्वों का जवाब देने में सक्षम होंगे। पेरोल एडमिनिस्ट्रेशन मॉड्यूल काफी लोकप्रिय है, और जिन व्यवसायों के पास यह नहीं है, वे इसे बाद में ऐड-ऑन मॉड्यूल के रूप में स्थापित कर सकते हैं।

4. बजट की तैयारी तथा परिणामों की भविष्यवाणी

यह लेखांकन सॉफ़्टवेयर की एक पैकेज्ड विशेषता है, जो अधिकांश लेखांकन सॉफ़्टवेयर पैकेज अपने मेनलाइन के हिस्से के रूप में प्रदान करते हैं। यह श्रेणी आपको वर्तमान वर्ष के लिए वित्तीय प्रदर्शन की गणना करने और समझने की अनुमति देती है, साथ ही साथ पिछले वर्ष की डेटा प्रवृत्ति के आधार पर अगले वर्ष के लिए बजट को बढ़ाती है। कंपनियां अनुमान विकसित करने और यथार्थवादी और उत्साही बिक्री लक्ष्यों को निर्धारित करने के लिए इस उपकरण का उपयोग कर सकती हैं।

5. इन्वेंट्री प्रबंधन

यह एक ऐसा फ़ंक्शन है जो लेखांकन सिस्टम उनके द्वारा प्रदान किए गए डेटा के आधार पर स्टॉक नियंत्रण विकल्पों के लिए देते हैं। यह इस संयंत्र में है कि कंपनियां अपने उत्पाद लाइनों को लंबे समय तक शेल्फ जीवन प्रदान करने के लिए आवश्यक सभी उपकरणों की खोज करेंगी। इसका मतलब यह भी है कि वे उत्पाद की उपलब्धता और आंदोलन की निगरानी करने में सक्षम होंगे, साथ ही साथ ओवरस्टॉकिंग और अंडरस्टॉकिंग जैसी वितरण चिंताओं से बचेंगे।

6. परिसंपत्ति प्रबंधन

लेखांकन सॉफ़्टवेयर की इन विशेषताओं, जिसे "निश्चित परिसंपत्ति प्रबंधन" के रूप में जाना जाता है, का उपयोग एक स्टैंडअलोन टूल के रूप में या वित्तीय डाटा को अधिक सटीक रूप से संभालने में सहायता करने के लिए एक बड़े मॉड्यूल के हिस्से के रूप में किया जा सकता है। इस श्रेणी में लेखा परीक्षा इतिहास, लागत रिकॉर्ड, मूल्यह्रास की गणना, विभागों को संसाधन वितरित करना आदि जैसे कार्य शामिल हैं।

7. रिपोर्टिंग कैनवास

लेखाकारों के पास आज एक संगठन में बहुत सारे कार्य हैं, जैसे कि व्यवसाय डेटा और जानकारी की देखभाल करना। लेखांकन सॉफ़्टवेयर सभी समय के समाधान प्रदान करता है जो लेखाकारों को अपनी नौकरी को पूरा करने की आवश्यकता होती है, जैसे कि एक पेशेवर अपने कर्तव्यों को पूरा करने के लिए उपकरणों का उपयोग करता है। आज की लेखांकन प्रणालियों में शक्तिशाली रिपोर्टिंग और विश्लेषिकी विशेषताएं शामिल हैं जो वित्तीय और सांख्यिकीय समस्याओं में निर्णय लेने में काफी सहायता करती हैं। यह लेखाकारों और वित्त प्रबंधकों को महत्वपूर्ण वित्तीय अंतर्दृष्टि और सटीक वित्तीय डेटा देता है, जिसे वे तब दिशा के लिए प्रबंधन के लिए प्रस्तुत कर सकते हैं।

8. इंटर-ऑपरेबिलिटी

अन्य कॉर्पोरेट सॉफ़्टवेयर लेखांकन सॉफ़्टवेयर में दर्ज किए गए डेटा का लाभ उठा सकते हैं। एचआर, सीआरएम, बिक्री, शिपिंग और अन्य विभागों को जानकारी का उपयोग करने की आवश्यकता हो सकती है। नतीजतन, चयनित प्रणाली को अन्य कार्यक्रमों के साथ भी डेटा फ्रॉम के साथ काम करने में सक्षम होना चाहिए। अधिकांश व्यवसायों में, विभिन्न प्रकार के सॉफ़्टवेयर नियोजित किए जाते हैं; नतीजतन, आपके द्वारा चुने गए लेखांकन प्लेटफ़ॉर्म को अन्य सॉफ़्टवेयर के साथ मिलकर कार्य करने में सक्षम होना चाहिए।

9. कर प्रबंधन

वस्तु और सेवा कर अधिनियम, जिसे भारत में अधिनियमित किया गया था, इस बात का एक अच्छा उदाहरण है कि समय के साथ कर कानून कैसे विकसित होता है। लेखांकन प्रणाली स्वचालित रूप से बिक्री कर (जीएसटी) और भुगतानों की गणना करके इन सभी अनुपालन आवश्यकताओं को पूरा करने में आपकी सहायता कर सकती है, साथ ही साथ कर्मचारी पेरोल (ईएसआई, ईपीएफ, और अन्य प्रत्यक्ष कर नियमों जैसे स्रोत पर कटौती किए गए कर) (टीडीएस) के लिए रोक। देर से भुगतान के लिए जुर्माना लगाने की संभावना को कम से कम किया जाता है, अगर समाप्त नहीं किया जाता है क्योंकि लेखांकन सॉफ़्टवेयर आपको स्वचालित अनुस्मारक के माध्यम से वर्तमान और सूचित करता है और सब कुछ व्यवस्थित करता है।

निष्कर्ष:

लेखांकन सॉफ्टवेयर के निष्कर्ष के अनुसार, ईआरपी प्रणाली लेखाकारों और वित्तीय विशेषज्ञों को उनके विशाल दायित्वों से राहत देने के लक्ष्य के साथ पूरी प्रक्रिया स्वचालन की पेशकश करने पर केंद्रित है। और जीएसटी का उपयोग एक उदाहरण के रूप में किया जा सकता है, जहां Tally ईआरपी 9 की मुख्य विशेषताओं ने न केवल रिटर्न फाइलिंग मॉड्यूल प्रदान करके जीएसटी मार्गों पर यात्रा को एक केकवॉक बना दिया, बल्कि जीएसटी कानून में बदलाव किए जाने पर अपने सॉफ्टवेयर समाधान को भी अपडेट किया। Tally ईआरपी 9 का सबसे अच्छा निष्कर्ष Tally के नवीनतम सॉफ्टवेयर मॉड्यूल में ई वे बिल प्रेप मॉड्यूल का एकीकरण हो सकता है।

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