সহযোগ কার্যালয় পরিষেবা ব্যবসা শুরু করবেন কিভাবে?
সময়ের সাথে সাথে আন্তর্জাতিক বাজারে যুক্ত বা সহযোগী কার্যালয়, ইংলিশে বললে শেয়ার্ড অথবা কোওয়ার্কিং অফিস স্পেসের এক আন্দোলন এসেছে যা চিরাচরিত কর্মক্ষেত্রের প্রতিচ্ছবিকে আমূল পরিবর্তন করছে ধীরে ধীরে।
কোওয়ার্কিং অফিস স্পেসের বৈশিষ্ট হচ্ছে কোনো একটি নির্দিষ্ট কার্যালয় ভবনে সাধারণত একাধিক স্বাধীন কর্মী বা সংস্থা একসাথে তাদের কর্ম সম্পাদন করে।
মূল ভবনের স্বত্বাধিকারী এই সকল পৃথক সত্তাদের স্পেস বা ভবনের উপলব্ধ ক্ষেত্র ছাড়াও খাদ্য, পানীয়, বিদ্যুৎ, ইন্টারনেট প্রভৃতি পরিষেবা প্রদান করে থাকেন। আর এই উল্লিখিত ব্যবসাটিকেই বলা হয় কোয়ারকিং অফিস স্পেস বিজনেস।
উক্ত ব্যবসার প্রচলনের পেছনে কারণগুলি কি?
- স্বাধীন কর্মী বা সেলফ এমপ্লয়েড কর্মীদের সংখ্যা বাড়ছে। স্বাধীন কাজে পরিচিতি বাড়াবার অত্যন্ত প্রয়োজন হয়। আর থাকে একটি স্বয়ং সম্পূর্ণ কার্যালয় স্থাপন করার বাস্তবিক সমস্যা, বিশেষত যদি কেউ এক বা গুটিকয়েক কর্মী নিয়ে কাজ করেন। তাদের জন্য একটি কার্যালয়ের দু একটি ডেস্ক আর তাদের কর্মীদের প্রয়োজনীয় পরিষেবা সাধ্যের মধ্যে পেতে গেলে শেয়ার স্পেসের সাহায্য নিতেই হবে। আর আরো দশ জন পেশাদার ব্যক্তিদের নৈকট্য তাদের কাজের পরিচিতি বাড়াতে যে সাহায্য করে, সে কথা ভুলে গেলে চলবে না।
- যদিও বাড়ি থেকে কাজ করার প্রচলন হয়েছে বর্তমানে । কিন্তু অনেক স্বাধীন কর্মী বাড়ি তে কাজ করতে স্বচ্ছন্দ নয়। প্রিয়জন,পোষ্য ও বিনোদনের মাধ্যমে পরিবেষ্টিত হয়ে অনেকেই কাজে মন বসাতে পারেন না। তাই অনেকেই বাড়ির বিকল্পে উক্ত যুগ্ম কার্যালয় পরিষেবা বেছে নিয়েছিলেন অতীতে।
কোওয়ার্কিং অফিস স্পেস পরিষেবা ব্যবসা কতটা লাভজনক?
ডেস্কম্যাগের গ্লোবাল কোওয়ার্কিং সমীক্ষা অনুযায়ী, বর্তমানে সক্রিয় কোয়ারকিং স্পেস পরিষেবা গুলির মধ্যে ৭২% লাভের মুখ দেখতে পায়। কিন্তু বাণিজ্য চালু হওয়ার ২ বছর পর থেকে। সেই তুলনায় যে ক্ষুদ্র ব্যবসায়ীরা কোওয়ার্কিং স্পেসের পরিষেবা ভোগ করেন তারা লাভবান হন অনেক শীঘ্রই।
- আলোচ্য পরিষেবা তাদের লাভের সিংহভাগ (৬১ %) উপার্জন করেন ডেস্ক রেন্টাল বা ডেস্ক ভাড়া দিয়ে।
- ১০% আয় আসে প্রতিটি মিটিং রুম ও ইভেন্ট স্পেস ভাড়া থেকে।
- খাদ্য পানীয় পরিষেবা আনে ৫%
- বিভিন্ন কর্মশালা ও অনুষ্ঠানের টিকিট বেচে আসে আরো ৫%
- ভার্চুয়াল অফিস সার্ভিস থেকে আসে ৩% যা বিজনেস সেন্টারগুলোর তুলনায় অতি সামান্য।
- এই ব্যবসার সাথে যুক্ত সংস্থাগুলির এক তৃতীয়াংশ এই সব পরিষেবা প্যাকেজ ডিলে দেয়।
- সদস্য পদ বাবদ এককালীন টাকা বা ল্যান্ডফোনের ভাড়া, আসবাব পত্রর ভাড়া, কিংবা বিক্রি হওয়া কোনো বস্তুর ওপর দালালি ইত্যাদি পথ দ্বারা উপার্জনের সম্ভাবনা থাকে।
এই পরিষেবার সাথে নিযুক্ত হতে আগ্রহী নবীন উদ্যোগপতিদের জন্য কিছু বিষয় এখানে উল্লেখ করা হচ্ছে যা তাদের এই অভিনব বাণিজ্য শুরু করতে সাহায্য করবে।
- সর্বপ্রথমে একটি সংগঠন গড়ে তুলুন। সরকারি নিয়মবিধি সম্পূর্ণ করুন এবং আর ও সি (রেজিস্ট্রার অফ কোম্পানি) তে আপনার সংগঠন টি নথিভুক্ত করান।
- সংগঠনের অর্থনৈতিক পরিকল্পনা এবং পরিকাঠামো তৈরী করুন। বিনিয়োগের পরিমান, বিনিয়োগের উৎস, উপার্জন এবং কিভাবে লগ্নিকারীর লাভ হবে সেগুলি নিয়ে বিশদে ভাবুন।
- কর্মচারী নিয়োগ করুন। একটি পেশাদার কর্মী দল তৈরী করুন যারা এই ব্যবসার প্রত্যেকটি ধাপে আপনাকে সাহায্য করবে। মার্কেট সমীক্ষা, বিক্রয় বা সেলস, একাউন্টিং, আইন, তথ্য প্রযুক্তি, জনসংযোগ ইত্যাদি বিভাগের জন্য যোগ্য লোক নিযুক্ত করুন। আপনার ওপোরেশনাল টিমের সাহায্যে বিভিন্ন ঠিকে পরিষেবা সংগঠন বা ভেন্ডরএর সাথে যোগাযোগ করুন।
- কোওয়ার্কিং স্পেস ব্যবসায় স্পেস জিনিসটিই আপনার ব্যবসা আনবে। এই বিষয় আপনাকে যথেষ্ট যত্নবান হতে হবে। কার্য ভবন আর তার অবস্থান এই দুটি খুবই গুরুত্বপূর্ণ আপনার ব্যবসার ক্ষেত্রে। সদস্য কর্মীরা কিরকম জায়গা চাইবেন তার আন্দাজ করে নিতে হবে আগে থেকে। আর তার জন্য আপনার ক্রেতা লক্ষ্য আপনাকে স্থির করে নিতে হবে। ক্রেতা লক্ষ্য অর্থাৎ কোন কোন সম্ভাব্য কর্মী বা ব্যবসায়ীদের আপনি আপনার পরিষেবা ভাড়া দেবেন ভবিষ্যতে। তাদের কাজের জায়গা সম্বন্ধে ধারণা জন্মালে আপনি দালাল লাগিয়ে এবার কার্য ভবন বা প্রপার্টি খুঁজুন। পছন্দ করার আগে অন্যান্য শেয়ার্ড অফিস স্পেস পরিদর্শন করুন। একটি আদর্শ অবস্থান আর পরিষেবাযুক্ত আধুনিক কার্যালয় ভবন আপনার পরিষেবাকে করে দেবে স্বতন্ত্র অন্যান্য সংগঠনের পরিষেবা থেকে।
- কার্যালয় আবাসন টির স্বত্বাধিকারের আইনি ও সরকারি আনুষ্ঠানিকতা সম্পূর্ণ করুন সুচারু রূপে। পেশাদার উকিলের সাহায্য নিন।
- ইঞ্জিনিয়ার ও ইন্টেরিয়র ডিজাইনার দের দিয়ে কার্যালয়টি সাজিয়ে গুছিয়ে আকর্ষণীয় করে তুলুন। সম্পূর্ণ ভাবে আসবাবপত্র দিয়ে ফার্নিশড করুন অফিস স্পেস টি। বিভিন্ন সুযোগ সুবিধার কথা খেয়াল রাখবেন, যেমন মিটিং রুম, প্যান্ট্রি, শৌচালয়, ক্যাফেটেরিয়া ইত্যাদি।
- পরিচিতি বাড়াতে থাকুন। আপনার ভাবি পরিষেবার প্রেসেন্টেশান তৈরী রাখুন। আলাপ পরিচয় করতে থাকুন সম্ভাব্য উপভোক্তাদের সাথে। খেয়াল রাখবেন, আদর্শ ভাবে আপনার ব্যবসা শুরু হওয়ার আগে থেকেই আপনার ঝুলি তে দু একজন মক্কেল থাকা উচিত।
- ব্র্যান্ড তৈরী করুন। একটি আকর্ষণকারী নাম রাখুন। জনসংযোগ আর মার্কেটিংয়ের ওপর জোর দিন। অনলাইন আর অফলাইন দুই ভাবেই প্রচার করুন আপনার ব্যবসার। ইনডোর আর আউটডোর দুই প্রকার জনমাধ্যম গুলিকে ব্যবহার করুন।ইভেন্ট ম্যানেজমেন্ট ভেন্ডার দের কাজে লাগান। পরিষেবা শুরু করার প্রথম দিন বিখ্যাত ও সুপ্রতিঠিত ব্যক্তিত্বদের নিমন্ত্রণ পাঠান।
- পোস্ট সেল বা আপনার পরিষেবা ভাড়া দেয়ার পরবর্তী সময়ের কাজের কথা অবশ্যই মনে রাখবেন। আপনার পরিষেবা রক্ষনাবেক্ষনের জন্য আপনার প্রয়োজন পড়বে একটি ফেসিলিটি ম্যানেজমেন্ট কর্মীদলের। যেখানে ফ্রন্ট অফিস কর্মচারী থেকে ইঞ্জিনিয়ার, সাফাইকর্মী থেকে সুপারভাইজার সবাই থাকবে। তবে আপনি এই কর্মীদের নিজস্ব বেতনভোগী না করে থার্ড পার্টি পে রোলে রাখতে পারেন । ক্ষুদ্র সংস্থার সাথে বিভিন্ন বহুজাতিক সংগঠনও এই পরিষেবা দেয় বর্তমানে। আপনার আর্থিক সামর্থের ভিত্তিতে যেকোনো সংগঠনের পরিষেবা আপনি ভাড়া করতে পারেন কিন্তু মনে রাখবেন রক্ষনাবেক্ষনের মান উন্নত না রাখলে আপনার ব্যবসার ওপর তার প্রভাব পড়তে বাধ্য।
নবীন উদ্যোক্তাদের কাছে কোওয়ার্কিং অফিস স্পেস খুবই আকর্ষণীয় পরিষেবা। অনেকের কাছেই দীর্ঘ মেয়াদি চুক্তিতে বেশি অর্থ দিয়ে নিজের সংগঠনের জন্য স্থায়ী অফিস কেনা প্রিয় বিকল্প নয়।
কোওয়ার্কিং অফিস পরিষেবার সাফল্য অনেকটাই নির্ভর করে ব্যবসার মালিকের পরিচিতি ও যোগাযোগের ওপর। যিনি ব্যবসা বাণিজ্যে পরিচিতি ও প্রচার ছড়াতে পেরেছেন তার এই ব্যবসায় লাভ নিশ্চিত।
আলোচ্য পরিষেবার ব্যবসায় আপনার অফিস স্পেসের আয়তন খুব গুরুত্বপূর্ণ। যত বড় কার্যালয় হবে ততো সদস্য বাড়বে আর তার সাথে বাড়বে আপনার উপার্জন।
বিশেষ দ্রষ্টব্যঃ কিছু কথা:
ডেস্কম্যাগ গ্লোবাল কোওয়ার্কিং সমীক্ষা বলছে বর্তমানে যত কোওয়ার্কিং পরিষেবা সক্রিয় তার মধ্যে ৪০% ভালো লাভ করতে পারছে। চিত্রটি খুব একটা আশাপ্রদ হয়তো লাগছে না আপনার কিন্তু মনে রাখতে হবে সূচনার পরে পরেই কোনো ব্যবসাই সাফল্য অর্জন করতে পারে না। তার জন্য অন্তত বছর দুই সময় লাগে। আর এখন বাজারে যত গুলি পরিষেবা আছে, তার প্রায় সব গুলিই নতুন। তাছাড়া নন প্রফিট ব্যবসার তালিকায় থাকলে উক্ত ব্যবসার লাভ অধিকাংশ ক্ষেত্রেই আর্থিক হিসেবের তালিকা ভুক্ত হতে পারে না, যা ১৩% সংগঠনের ক্ষেত্রে হচ্ছে বর্তমানে।
পরিশেষে নিঃসন্দেহে বলা যায়, যুগের পরিবর্তনের সাথে সাথে কোওয়ার্কিং বা শেয়ার্ড কার্যালয় পরিষেবা অতি দ্রুত জায়গা নিয়ে নিচ্ছে সাবেকি কার্যালয়ের। নবীন প্রজন্ম বেশি পছন্দ করছে এই বাণিজ্যটি আর তাই বাজারে এর চাহিদা তৈরী হয়েছে যথেষ্ট। যদিও এই ব্যবসায় নামতে গেলে যথেষ্ট মূলধন আর আগাম পরিকল্পনা নিয়ে নামতে হয়, একবার পরিচিতি গড়ে তুলতে পারলে সন্তোষজনক উপার্জন সম্ভব। আর গ্লোবাল কোয়ারকিং সার্ভের মত অনুযায়ী সূচনার বছর দুই পরে ৭২% পরিষেবা লাভজনক ব্যবসা করে, বিশেষ করে সেটি যদি না হয় সরকারি বা নন প্রফিট সংগঠন।
