જોબ વર્ક માટે એક્સેલ અને વર્ડમાં ડિલીવરી ચલણનું ફોર્મેટ

ઉત્પાદનની વસ્તુઓ અને સેવાઓની સપ્લાઈ કરવા માટે CGST નિયમ 2017ની કલમ 31 મુજબ, ટેક્સ ચલણ બનાવવુ જરૂરી છે. જો કે કેટલીક લેવડ-દેવડને સપ્લાઈ ગણવામાં આવતી નથી, પછી ભલે તેને એક જગ્યા પરથી બીજી જગ્યાએ ટ્રાસ્પોર્ટેશન દ્વારા લઈ જવામાં આવી હોય. આ પ્રકારના કિસ્સાઓમાં ડિલીવરી ચલણની જરૂર પડે છે.

ઉદાહરણ માટે :-

• માલસામગ્રીને એક જગ્યા પર મોકલામાં આવે અને પછી કામ પુરૂ થઈ ગયા બાદ તેને ફરી મુળ જગ્યા પર લાવવામાં આવે છે.
• એક જ રાજ્યની અંદર એક બ્રાન્ચથી બીજી બ્રાન્ચ માં માલસામગ્રીને મોકલવામાં આવે.

ડિલીવરી ચલણ શું છે?

તે એક દસ્તાવેજ (ડોક્યુમેન્ટ) છે. જેનો ઉપયોગ પ્રોડક્ટને એક જગ્યા પરથી બીજી જગ્યા સુધી લઈ જવા માટે કરવામાં આવે છે. સપ્લાઈના કારણે વેચાણ થઈ પણ શકે છે અને ના પણ થાય, પણ ડિલીવરી ચલણને માલની સાથે મોકલવામાં આવે છે.

તેમાં નીચેની બાબતોનો દર્શાવેલ હોય છે:

• મોકલવામાં આવેલ માલસામગ્રીની વિગતો
• ડિલીવરી માટે માલસામગ્રીનો જથો
• ડિલીવરીનું સરનામુ
• ખરીદનારનું નામ

ટેક્સ ચલણ અને ડિલીવરી ચલણ વચ્ચેનું અંતર

ડિલીવરી ચલણની નકલો

CGST નિયમોના નિયમ 55(2) પ્રમાણે, ડિલીવરી ચલણ માટે બનાવેલ નકલો નીચે મુજબ છે:

ડિલીવરી ચલણનું ફોર્મેટ

બધા દસ્તાવેજો એક સિરીયલ નંબરમાં છે અને સોળ અક્ષરોથી વધુ છે. દરેક ડિલીવરી ચલણમાં નીચે દર્શાવેલ માહિતીનો સમાવેશ થાય છે:

• ડિલીવરી ચલણની તારીખ અથવા નંબર.
• જો માલ મેળવનાર, કે જે એક વ્યક્તિ અથવા પાર્ટી છે, જે કોઈ અન્ય પાર્ટીની તરફથી માલના વેચાણ માટે સામાન લાવે છે, અને તેણે નોંધણી કરી છે, તો તેનું નામ, સરનામું અને GSTIN નો તેમા સમાવેશ થાય છે.
• જો માલ મેળવનાર, જે પાર્ટી સાથે માલનું વેચાણ કરવામાં આવે છે તે માલ મેળવનાર તરફથી નોંધણી કરાવેલ છે. તેમા તેનું નામ, સરનામુ અને GSTIN અને યુનિક આઈડેન્ટિટી નંબરનો સમાવેશ કરવો, અને જો નોંધણી કરાયેલ ના હોય તો નામ, સરનામુ અને સપ્લાઈની જગ્યાનો સમાવેશ કરવો.
• માલસામગ્રીનો HSN કોડ.
• માલસામગ્રીનું વિવરણ.
• ડિલીવર કરવામાં આવેલ પ્રોડક્ટની સંખ્યા (જ્યારે ડિલીવર થનાર સંખ્યાને જાણી શકાય)
• સપ્લાઈની કિંમત જેના પર ટેક્સ લાગે છે.
• જ્યાં ટ્રાન્સપોર્ટેશન માલ મેળવનાર માટે માલની સપ્લાઈ માટે છે, ત્યાં GSTની દર અને કિંમતને CGST, SGST, IGST અને GST Cess
• ના રૂપમાં વહેચવામાં આવવુ જોઈએ.
• માલસામગ્રીની આંતરરાજ્ય ટ્રાન્સપોર્ટના કિસ્સાઓમાં સપ્લાઈનું સ્થાન મહત્વપૂર્ણ છે.
• સહી.

તમને ડિલીવરી ચલણની જરૂર ક્યારે પડે છે?

CGST નિયમોની કલમ 55(1)એ ઘટનાઓની રૂપરેખા તૈયાર કરી છે, જ્યારે કોઈ સપ્લાયર ચલણની જગ્યાએ ડિલીવરી ચલણ આપે છે. તે નીચે મુજબ છે :

• જ્યારે ડિલીવર કરવામાં આવેલ વસ્તુઓની સંખ્યાથી અજાણ હોય : જેમ કે ગેસની સપ્લાય કરનાર સપ્લાયર ગેસના જથ્થાથી અજાણ હોય તેવા કિસ્સાઓમાં.
• જ્યારે પ્રોડક્ટને જોબ વર્ક માટે લઈ જવામાં આવે છે, ત્યારે ડિલીવરી ચલણ નીચે દર્શાવેલ કોઈપણ પરિસ્થિતી માટે જરૂરી છે :
• ઉપરી અધિકારી જોબ વર્કરને માલ મોકલે.
• એક જોબ વર્કર વસ્તુને બીજા જોબ વર્કરને મોકલે છે.
• જોબ વર્કર જ્યારે ઉપરી અધિકારીને માલ પરત મોકલે છે.
• જ્યારે પ્રોડક્ટને સપ્લાઈ કરવા માટે તૈયાર કરતા પહેલા ફેક્ટરીમાંથી ગોડાઉનમાં અથવા એક ગોડાઉનથી બીજા ગોડાઉનમાં મોકલવામાં આવે છે.

ડિલીવરી ચલણ આપવાના અન્ય કિસ્સાઓ

આ સિવાય, એવા કિસ્સાઓ, જ્યાં ટ્રાન્સપોર્ટ કરવામાં આવેલ માલને માટે ડિલીવરી ચલણ આપી શકાય છે. જે આ પ્રકારે છે :

અપ્રૂવલને આધારે માલનું ટ્રાન્સપોર્ટ કરવુ 

- જ્યારે આંતર અથવા આંતરસ્ટેટ પ્રોડક્ટનું વેચાણ અથવા વળતરના આધારે સપ્લાઈ કરવામાં આવે છે, પરંતુ સપ્લાઈ થતાં પહેલા તેને પાછુ લઈ લેવામાં આવે છે.

'વર્ક ઓફ આર્ટ' ને ગેલેરી સુધી લઈ જવુ:

- કલાકૃતિઓનું પ્રદર્શન કરવા માટે ગેલેરીમાં લઈ જવી અને પછી તેને ફરી પાછી લાવી.

માલની જાહેરાત કરવા અથવા પ્રદર્શન કરવા માટે વિદેશ મોકલવામાં આવે :

• આ CBIC સર્કુલર નંબર 108/27/2019 - GST નંબર 18 જુલાઈ 2019 ના મુજબ છે.
• પ્રદર્શન અથવા જાહેરાતના માટે ભારત બહાર મોકલવામાં આવેલી ચીજવસ્તુઓને 'સપ્લાઈ' અથવા 'નિકાસ' માનવામાં આવતી નથી. 
• એટલા માટે જ ડિલીવરી ચલણનો ઉપયોગ ટ્રાન્સપોર્ટ માટે કરવો જોઈએ.

કોઈ શિપમેન્ટમાં ડિલીવર કરવામાં આવેલ માલ

• જ્યારે માલને થોડા ભાગથી કે પુરી રીતે શિપિંગનો ઉપયોગ કરીને તેને ટ્રાન્સપોર્ટ કરવામાં આવે છે.
• પહેલા કન્સાઇન્મેન્ટને મોકલતા પહેલા સપ્લાયરે એક વિસ્તૃત ચલણ જામા કરાવવું પડશે.
• દરેક બાદની કન્સાઈન્મેન્ટ પર સપ્લાયરે એક ડિલીવરી ચલણ જામા કરાવવુ પડશે, જેમાં ઈનવોઈસ રેફરન્સનો સમાવેશ થયેલ હોય.
• દરેક કન્સાઈન્મેન્ટની સાથે ઉચિત ડિલીવરી ચલણ અને ચલણની પ્રક્રિયા હોવી જોઈએ.
• ચલણની ઓરિજનલ કોપી ડિલીવરી ચલણની ઓરિજનલ કોપી સાથે હોવી જોઈએ.

જ્યારે માલની ડિલીવરીના સમયે ટેક્સ ઈન્વાઈસ રજુ કરવુ શક્ય ના હોય

• જ્યારે વેચાણ અથવા સપ્લાઈ દરમિયાન ટેક્સ ઈન્વાઈસ આપવુ શક્ય ના હોય. ત્યારે સપ્લાઈ માલના ટ્રાન્સપોર્ટ માટે ડિલીવરી ચલણ આપી શકે છે. 
• આ CGST અને SGST 2017 ના નિયમ 55(4) મુજબ છે.
• સપ્લાયર પ્રોડક્ટની ડિલીવરી થયા પછી ટેક્સ ચલણ આપી શકે છે.

જ્યારે ઈ-વે બિલની જરૂરીયાત ન હોય 

• જ્યારે ઈ-વે બિલની જરૂરીયાત ના હોય ત્યારે સપ્લાયર ડિલીવરી ચલણ આપી શકે છે.
• આ પ્રકારના કિસ્સાઓમાં ટેક્સ ચલણ અથવા સપ્લાઈ બિલની જરૂરીયાત નથી.
• આ CGST નિયમ 55 A પ્રમાણે છે, જે 23 જાન્યુઆરી 2018થી અમલમાં આવ્યુ છે. 

ક્યા વ્યવસાયોને ડિલીવરી ચલણની જરૂરીયાત છે?

આપણે ઘણા ઉદાહરણો પર ચર્ચા કરી છે, જ્યાં સપ્લાયરને ટેક્સ ચલણની જગ્યાએ ડિલીવરી ચલણ જરૂર હોય છે. જે વ્યવસાયોને તેમના સંચાલન માટે ડિલીવરી ચલણની જરૂરીયાત પડે છે, તે આ પ્રમાણે છે:

• ટ્રેડિંગ વ્યવસાયો
• એવી કંપનીઓ કે જેમની પાસે ઘણી બઘી માલનો સંગ્રહ કરવાની જગ્યા છે, જ્યાં પ્રોડક્ટ માલ રાખવાની જગ્યા પરથી ટ્રાન્સપોર્ટ કરવામાં આવે છે.
•  માલસામગ્રીની સપ્લાઈ કરનારા વ્યવસાયો
•  મેન્યુફેક્ચરર 
•  હોલસેલર

એક્સેલ અને વર્ડ ટેમ્પ્લેટમાં GST ડિલીવરી ચલણ ફોર્મટનું કન્ટેન્ટ શું છે?

એક્સેલમાં GST ડિલીવરી ચલણ ફોર્મેટ પાંચ વિભાગમાં છે :

વિભાગ 1 : હેડર

• માલ મેળવનારની માહિતી દર્શાવતો વિભાગ.
• ટ્રાન્સપોર્ટની માહિતી દર્શાવતો વિભાગ.
• પ્રોડક્ટની માહિતી દર્શાવતો વિભાગ.
• સહી કરવા માટેનો વિભાગ

વર્ડમાં ડિલીવરી ચલણ ફોર્મેટનું કન્ટેન્ટ

વર્ડ ટેમ્પ્લેટમાં ડિલીવરી ચલણ ફોર્મેટની માહિતી એક્સેલ ફોર્મટની જેમ સરખી જ છે. ડિલીવરી ચલણમાં સચોટ લેવડ-દેવડની ખાતરી કરતાં ડિસ્પેચની માહિતીનો સમાવેશ કરવો.

દસ્તાવેજમાં નીચેની માહિતીઓ હોવી જોઈએ :

• ડિલીવરી ચલણનો ક્રમ
• મોકલવાની તારીખ
• ખરીદીનો ઓર્ડર નંબર
• HSN/SAC કોડ
• ગ્રાહકની માહિતી
• પ્રોડક્ટનું વિવરણ
• સેલ્સ ટેક્સ

વ્યવસાયો એક્સેલ અને વર્ડ ફોર્મેટમાં ડિલીવરી ચલણને અલગરીતે ડાઉનલોડ કરી શકે છે. જો કે ત્રણ કોપી જરૂરી છે, સપ્લાયર દર વખતે દસ્તાવેજની ત્રણ કોપી કાઢે છે.

GST અંતર્ગત જોબ વર્ક માટે માલ મોકલવામાં આવ્યો 

• પ્રિન્સિપલ - GST કરદાતાઓ જેમની પ્રોડક્ટ જોબ વર્ક પ્રક્રિયા દરમિયાન વપરાય છે.
•  GST - નોંધણી કરેલ વ્યક્તિ જોબ વર્કરને જોબ વર્ક કરવા માટે કાચા માલ, મુડી માલ, અર્ધી તૈયાર થયેલ પ્રોડક્ટ ડિલીવર કરી શકાય છે.
• જે વ્યક્તિ કામ માટે સામગ્રી મોકલે છે, તેની પાસેથી GST ની ચુકવણી કરવી અથવા ચુકવણી નહીં કરવાનો વિકલ્પ રહે છે.

તૈયાર થઈ રહેલા માલને સમયસર પરત લાવવો

• જોબ વર્કની પ્રક્રિયા પુરી થયા પછી, પ્રિન્સિપલ જે જોબ વર્ક પ્રક્રિયા માટે માલ આપે છે, તે માલને તેની જગ્યા પર પરત કરી શકે છે.
• આ ઉપરાંત, તેઓ એ માલસામગ્રીની સપ્લાઈ સીધી તેમના ગ્રાહકોને કરી શકે છે, જોબ વર્કરની જગ્યા પરથી તેની નિકાસ થઈ શકે છે.
• ઈનપુટના કિસ્સાઓમાં, માલને એક વર્ષની અંદર જોબ વર્કરની જગ્યા પરથી બીજા કોઈને સપ્લાઈ કરવુ પડશે અથવા ફરી તેની પાસે લાવવો પડશે.
• મોલ્ડ અને ડાઈ સિવાય મુડી માલ જેવા કે જીગ્સ અને ફિક્સર અથવા ટૂલ્સ ત્રણ વર્ષની અંદર જોબ વર્કરની જગ્યા પર લાવવુ પડશે અથવા પરત કરવુ પડશે.

પ્રિન્સિપાલ ઉપરની જવાબદારીઓ

• જોબ વર્કના માટે આપવામાં આવેલ વસ્તુઓને ટ્રેક કરવુ અને GST ગાઈડલાઈન્સ પ્રમાણે, તેમને પરત કરવી પ્રિન્સિપાલની જવાબદારી છે.
• જો તેઓ આવુ કરવામાં નિષ્ફળ જાય છે, તો એક સામાન્ય નિયમ પ્રમાણે, વસ્તુઓને જોબ લેબરમાંથી સપ્લાઈ કરાઈ છે, તે જ માનવામાં આવે છે.
• તેઓ માલ માટેની કુલ રકમ ચુકવવાના જવાબદાર રહેશે.
• જોબ વર્કરની જગ્યા પરથી અંતિમ ગ્રાહક સુધી સપ્લાઈ કરવામાં આવેલ માલસામર્ગ્રીને પ્રિન્સિપાલથી સપ્લાઈના રૂપમાં ગણવામાં આવે છે.

જોબ વર્ક ડિલીવરી ચલણ

• GST અંતર્ગત જોબ વર્કના ચલણ ડાઉનલોડ કર્યા પછી, પ્રિન્સિપાલ સામાનને જોબ વર્ક પ્રોસેસિંગ માટે મોકલી શકે છે.
• ચલણ ફોર્મેટ GST નિયમો પ્રમાણે તૈયાર કરવામાં આવે છે.
• GSTમાં ડિલીવરી ચલણ ફોર્મેટ એક્સેલમાં ભરી અને ડાઉનલોડ કરી શકાય છે.
• દસ્તાવેજ GSTR 4 રીટર્ન માટે રેકોર્ડ રાખવા માટે મદદ કરે છે.
• પ્રિન્સિપાલને ફોર્મની ત્રીજી નકલો કરવી જરૂરી છે.
• જોબ વર્ક ચલણનો ઉપયોગ ત્યારે પણ કરી શકાય છે, જ્યારે જોબ વર્કર પ્રોસેસિંગ થયા પછી પ્રિન્સિપાલને સામાન પરત કરે છે.
• તમે આગળના ફેરફારો માટે ડિલીવરી ચલણ ફોર્મેટને એક્સેલમાં ડાઉનલોડ કરી શકો છો. તમે તેને વર્ડ ફાઈલમાં પણ બદલી શકો છો.

નિષ્કર્ષ

આપણે ડિલીવરી ચલણનું મહત્વ સમજી ગયા છીએ અને તે જોબ વર્કની કામગીરીમાં સ્પષ્ટતા લાવે છે, તેને પણ સારી રીતે સમજી ગયા છીએ. આ એક જરૂરી દસ્તાવેજ પણ છે, જે રેકોર્ડ રાખવા માટે મહત્વપૂર્ણ ભુમિકા ભજવે છે. આ કારણોસર અસરકારક ડિલીવરી ચલણ બનાવવુ જરૂરી છે. ચલણને વધુ સારૂ બનાવવા માટે HSN કોડ, ટેક્સેબલ કિંમત અને વિવરણનો સમાવેશ કરવો જોઈએ.

વારંવાર પુછાતા પ્રશ્નો

1.  ડિલીવરી ચલણ ક્યારે આપવામાં આવે છે?

• ડિલીવરી ચલણને નીચે દર્શાવેલ કિસ્સાઓમાં આપવુ જોઈએ :
• જ્યારે સપ્લાઈ કરવામાં આવેલ માલસામગ્રીની સંખ્યાથી અજાણ હોય.
• જોબ વર્કને માલ મોકલવામાં આવે.
• ટ્રાન્સપોર્ટ કરવામાં આવેલ માલને વેચાણ અથવા સપ્લાઈના રૂપમાં ગણવામાં આવતો નથી.

2. શું ડિલીવરી સમય પર ટ્રાન્સપોર્ટનું વિવરણ થવુ જોઈએ?

હા, ચલણમાં ટ્રાન્સપોર્ટનુ સાધન અને વાહનનું વિવરણ થવુ જોઈએ.

3. શું અલગ અલગ રાજ્યોની વચ્ચે વસ્તુઓના ટ્રાન્સપોર્ટ દરમિયાન ડિલીવરી ચલણનો ઉપયોગ થઈ શકે છે?

હા, આંતરરાજ્ય માલ ટ્રાન્સપોર્ટ માટે ડિલીવરી ચલણનો ઉપયોગ કરવામાં આવે છે. ચલણમાં ડિલીવરીની સાથે સ્થળનું વિવરણ હોવુ જોઈએ.

4. શું આપણે ઈ-વે બિલની જગ્યા પર ડિલીવર ચલણનો ઉપયોગ કરી શકીએ?

કેટલાક કિસ્સાઓમા, જ્યારે ટ્રાન્સપોર્ટ કરતા સમયે ઈ-વે બિલ બનાવી શકાતુ નથી, તો તેની જગ્યા પર ડિલીવરી ચલણનો ઉપયોગ કરવામાં આવે છે. 

5. જો જોબ વર્ક દરમિયાન કોઈ પ્રોડક્ટ કે વસ્તુને એક નક્કી કરલે સમય પર પરત નથી થતી, તો તેના માટે જવાબદાર કોણ?

કાચા-માલની સપ્લાઈ અથવા પ્રિન્સિપાલ માલ પર GSTની ચુકવણી કરવા માટે જવાબદાર થશે, જો તે નક્કી કરેલ સમય પર તે પરત નથી કરી શકતો તો.